Con este artículo conocerá una nueva herramienta para evaluar y medir sistemas de gestión del tipo ERP.
La sigla ERP proviene de “Enterprise Resource Planning”. Se trata de sistemas informáticos que facilitan la gestión de todos los recursos y procesos de una compañía.
Este tipo de herramientas por lo general están compuestas por varios “Módulos”, cada uno de los cuales se especializa en brindar soporte a conceptos íntimamente relacionados. Los Módulos se conectan entre sí para otorgar la solución general.
Existen Módulos tradicionales como por ejemplo: Stock, Facturación, Fondos y Contabilidad; y los hay otros mas específicos, como podría ser Agroindustria o E-commerce.
En cualquier caso, un Módulo posee internamente múltiples funciones y resuelve muchos problemas, especialmente en los sistemas mas completos, donde por ejemplo “Stock” significa muchas cosas, no solo “la cantidad de mercadería que hay”.
De este modo nace la idea de “Círculos” que no es mas que una capa extra para explicar el alcance funcional de un Módulo.
Un Círculo abarca todas las funciones necesarias para tratar casos particulares. Por ejemplo, dentro del Módulo Stock, podría existir el Círculo “Stock Físico”, pero también hay otros como “Stock pendiente de entrega” o “Stock en camino”. Cada uno resuelve problemas relacionados, pero diferentes.
Y el concepto va mas allá: Un círculo es la unidad de usabilidad mínima dentro del software ERP; entonces, si una empresa desea utilizar un sistema de este tipo, debe definir cuales Círculos planea implementar. Seleccionando los Círculos, se determinan los conjuntos de funciones que serán habilitadas a los usuarios.
Por ejemplo, si una organización requiere la funcionalidad de “Stock Físico”, el proveedor ERP habilitará un Círculo consecuente, que incluirá opciones para cargar remitos, devoluciones e imprimir comprobantes, además de un conjunto de reportes que otorguen la información relevante. Esta empresa no está interesada en conocer el “Stock pendiente de entrega”, porque su proceso de negocio no contempla la reserva de mercadería. Usará entonces, dentro del Módulo Stock, el Círculo Stock Físico, pero no el otro.
Es importante aclarar que para que un Círculo sea declarado como tal, debe resolver un problema de manera completa, íntegra, es decir, debe atender la cuestión de principio a fin: Es válido un Círculo llamado “Emisión de Factura Electrónica”, el cual se encarga de que el usuario pueda generar la factura, solicitar el CAE, imprimirla y enviarla a su cliente; pero no resultaría válido declarar un Círculo llamado “Presionar botón nuevo”, dado que un usuario, con este último ejemplo, no obtiene ningún rédito para su compañía, ni resuelve un problema de manera integral.
Cada compañía habilitará los Círculos que funcionan bien para su lógica y se combinarán todos en las configuraciones solicitadas.
Es muy útil para el usuario conocer que Círculos atiende un software del tipo ERP, para poder entender a fondo que cosas hace cada Módulo y qué información o beneficio operativo obtendrá la compañía con su utilización.
También se usan los Círculos para medir el consumo de un software, dado que cada uno posee una unidad de medida representativa, que sirve para conocer, cuanta exigencia esta recibiendo el sistema con cada funcionalidad. Una empresa normalmente consumirá mas software si utiliza mas Círculos, así como obtendrá mas beneficios cuanto mas Círculos logre implementar.
