Los proveedores de software del tipo ERP, cuando tenemos la oportunidad, resaltamos el tradicional concepto de "Soporte técnico proactivo", que consiste básicamente en que un sistema arroje alertas o mensajes automatizados, si detecta un error interno que pone en riesgo la disponibilidad del mismo. Asociado a ésto, un equipo de profesionales está atento para resolver esas alertas, configurando una protección especial para el usuario final.

El software avisa a los responsables técnicos y ellos acuden de inmediato a solucionar la falla, que en ocaciones se salva antes de que el usuario reporte el inconveniente. Es muy importante esta característica, porque apoya la operatoria diaria y nos hace sentir que existe un respaldo concreto cuando tenemos problemas.

Un software del tipo ERP moderno debe contar con esta característica, porque sabemos que los sistemas fallan y alguien debe reparar esas fallas lo antes posible.

Se trata de problemas agudos, inmediatos, que en general paralizan los procesos y hacen que un día normal, pase a ser una pesadilla si no tiene respuesta a tiempo.

Pero hay otros errores menos inmediatos o notorios a simple vista; aunque muchas veces mas importantes que los errores técnicos: Hablamos de cuando un operador hace uso incorrecto de las funciones o incluso cuando sub-utiliza las herramientas disponibles. No son errores técnicos, pero son errores de implementación, que a largo plazo se transforman en crónicos y que verdaderamente hacen que una compañía no aproveche un ERP en todo su potencial.

Así como antes hemos dicho que es bastante normal encontrar que un sistema tenga soporte técnico proactivo; del mismo modo diremos que es extremadamente difícil encontrar alguno que posea proactividad funcional.

En algún otro artículo se han visto los puntos mas notorios y superficiales para decidir sin un software es adecuado para nuestra empresa. Sería factible e importante ampliar esos "tips" iniciales con el tema que tratamos en este momento: La Proactividad Funcional de un sistema puede llevarnos a una estado de consciencia importante sobre cómo lo estamos usando. Nada despreciable el punto como para evitar su análisis a la hora de contratar.

Así es que un software del tipo ERP que posea proactividad funcional se transforma en un aliado imprescindible, un cuidador conceptual de los procesos.

Para ponerlo en ejemplos, hablamos de que un software ERP debería avisarnos sobre error o sub-utilización de las funciones disponibles, y monitorear preguntas del estilo: ¿Se realizó hoy el cierre de caja antes del cambio de turno?¿Se han cargado en el día operaciones parecidas que podrían estar repetidas? ¿Se controla el stock periódicamente?¿Se han aplicado todo los pagos en las cuentas corrientes?¿Se imprimió un comprobante con el botón correcto? . Este tipo de preguntas proactivas, salvan muchas omisiones y generan un beneficio a largo plazo que los gerentes de la compañía sabrán valorar.

El sistema debería conocer las respuestas a cientos o miles de esas preguntas y los distintos Coordinadores de implementación, con ayuda de su Asistente Funcional, deberían decidir cuales son interesantes, configurarlas y estar atentos a recibir avisos si alguna de estas cuestiones se escapan de las manos.

Este concepto, llamado Proactividad Funcional, está íntimamente relacionado con el concepto de Círculo que hemos desarrollado en otro artículo.

Cada Círculo de un software ERP tendrá a su alcance diferentes preguntas o controles sobre el concepto que atiende, si todas estas preguntas se responden adecuadamente, se puede decir que dicho Círculo está siendo correctamente usado, de lo contrario, será cuestion de ajustar engranajes para volver al curso predefinido.

También la herramienta sirve para detectar Círculos completos que se dejaron de usar o que nunca se implementaron, información importante como puntapié inicial para investigar porqué esa parte del sistema no se aprovecha acabadamente.

Como conclusión diremos que un software ERP con Proactividad Funcional es mas valioso que otros que adolezcan del concepto, atentos a esta característica podremos entender un poco mas sobre las diferencias entre un proveedor y otro.
 

Implementar un sistema del tipo ERP.

A qué llamamos Círculo en el software empresarial