La sigla “ERP”, referida a sistemas de gestión empresarial, resume la frase “Enterprise Resource Planning” en inglés o “Planificación de Recursos Empresariales” si lo traducimos a nuestro idioma. Desde que esta sigla se hizo popular, es común en el circuito empresarial, el deseo de implementar un sistema de gestión ERP. Es casi un estándar: instalemos un sistema ERP y los problemas de toma de decisiones estarán resueltos. Los empresarios o gerentes de empresas, al investigar sobre posibles proveedores y pedir presupuestos, muestran una actitud tan atenta frente a un proveedor ERP, que los desarrolladores de software hemos tomado nota. Todos apuntamos a que el sistema que vendemos sea ERP y aunque no estemos seguros que lo sea verdaderamente, ponemos la sigla ERP detrás del nombre y mágicamente nos convertimos en proveedores de sistemas ERP. Así nos verán nuestros futuros clientes. Sabemos muy bien que gran parte de los empresarios buscan por contagio un sistema “ERP”, entonces se enfocan en esas siglas para filtrar las primeras ofertas. Pero luego de eso, la decisión se complica. A continuación mencionamos cuatro puntos sencillos, para que un empresario visualice si un proveedor que dice ser ERP será bueno para su empresa o no.

Algunos sistemas son ERP para un rubro, pero no para otros.

Que una empresa provee un software del tipo ERP significa básicamente que todos los procesos de la organización que lo utiliza, podrán ser registrados en el sistema. Ningún movimiento debe quedar afuera de dicho sistema de información. De esa manera, el software puede cruzar y combinar datos, para que la toma de decisiones esté basada en la realidad. Pues entonces hay que prestar mucha atención a los módulos que dicho sistema provee, porque es muy probable encontrarnos con sistemas que carecen de soporte para algún proceso relevante en nuestra empresa. Por ejemplo, si somos propietarios de una empresa de encomiendas, y deseamos implementar un sistema ERP, debemos contratar un sistema de gestión que posea el módulo de logística y distribución. Si el proveedor de software nos da soporte para todo el aspecto comercial, financiero, contable; pero no posee un módulo de logística, mal puede llamarse “solución ERP”. Talvez el proveedor publicite su sistema como ERP, y lo sea para otros rubros, pero para nosotros de ninguna manera lo es. Este ejemplo nos muestra el proceso más importante de la empresa fuera del sistema de gestión y sin posibilidad de salvarlo con la implementación. Es inadmisible decir que se instalará un software ERP si existe este faltante.

Prestar atención en los conceptos

No basta con ver los títulos de las funcionalidades que el software nos ofrece. Hay que indagar minuciosamente, de qué manera se resuelven los conceptos. Un proveedor de software puede decirnos que posee el módulo de stock, pero con eso no nos está aclarando absolutamente nada acerca de lo que significa STOCK. Puede que, para el proveedor, el stock signifique sumar y restar cuando hay movimientos de mercaderías, pero talvez nosotros queremos descontar las reservas de los clientes, ya que es mercadería que debemos entregar y por lo tanto no es nuestra. ¿Qué cuentas se llevan?, ¿Que formato tienen los reportes que nos ofrece?, ¿cómo se gestiona la entrada y salida de información? Debemos llegar al detalle de cuáles son los conceptos que el proveedor soluciona, y no quedarnos con los títulos; menos cuando esos títulos utilizan palabras muy genéricas, aparentemente entendidas por todos, pero que muchas veces, tienen interpretaciones dispares.

¿Cuál es la forma de resolver casos no estándares?

Por más generalización a la que haya llegado un software, en el mundo de los negocios siempre hay casos no contemplados. Hay que evaluar que comportamiento tiene la empresa proveedora ante los casos poco comunes. ¿Nos ayudan a resolverlo? ¿Tienen formas alternativas de registrar los movimientos si éstos salen del estándar? ¿Qué tipo de flexibilidad tiene el sistema a la hora de cargar información? Hemos visto casos de empresas que deben obligatoriamente emitir un cheque para pagar a los proveedores, donde el proceso es tan poco flexible, que pagos de montos muy pequeños, requieren un gran movimiento administrativo. El software no les permite cancelar los pagos de otra manera, y por lo tanto han quedado presos de esa operatoria. Es buena la estructuración de los procesos, pero un buen software ERP debe poseer caminos alternativos para una misma operación. Talvez estos caminos están bloqueados para algunos usuarios, pero ese es otro tema. La implementación determinará que usuario puede tomar caminos alternativos y que usuario no, pero el software debe tener en su interior, funcionalidades que prevengan posibles salidas del estándar.

Evaluar qué tipo de asesoramiento recibiremos

Un proveedor de software ERP debe transmitir claramente la forma en que su software funciona y cómo el cliente debe operar con él. La capacitación muchas veces excede lo meramente técnico y requiere que los proveedores asesoren a las empresas en cuestiones administrativas según la experiencia recopilada. El encargado de implementar el sistema debe tener conocimientos administrativos, contables y de gestión. Esto, para implementar un sistema ERP, es más importante que saber programar o arreglar computadoras. Recordemos evaluar el perfil de quien nos brinda el servicio de implementación, debería ser un profesional capaz de mostrarnos las opciones y procesos que el software domina y ayudarnos a integrarlo con nuestra empresa. 

UN BUEN ERP DEBE SOLUCIONAR NUESTROS PROBLEMAS EN CUANTO A PROCESOS Y ESTÁ OBLIGADO A BRINDARNOS INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES, VELANDO POR LA INTEGRIDAD, REALIDAD Y OPORTUNIDAD DE DICHA INFORMACIÓN. 

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